Menu Sluiten

Blogreeks: Aanbestedingstraject als katalysator voor visievorming rondom Zaakgericht Werken, deel 1

De komende weken zal ik in een aantal blogs ingaan op hoe een aanbestedingstraject kan worden gezien als een katalysator voor visievorming rondom Zaakgericht Werken. Het aanbestedingstraject, zoals in deze blogreeks wordt besproken is visueel weergegeven in deze Prezi. Vandaag blog één.

“Visie zonder actie is dagdromen, maar actie zonder visie is een nachtmerrie”, aldus het lijfcredo van veel van onze opdrachtgevers. Deze houding kan nogal eens leiden tot iets wat eigenlijk veel vervelender is: noch actie, noch visie. In de praktijk zien wij namelijk dat het proces van het komen tot een brede visie, bijvoorbeeld op de inzet van het zaaksysteem of het Zaakgericht Werken, te vaak stokt; en ook niet gek. Kom maar eens met een uitgekristalliseerde visie dat gedragen wordt door zowel de eindgebruikers als het MT, waarin de doelen omtrent dienstverlening, informatiemanagement en de architectuurplaat helder zijn, waarin kaders en doelen voor minstens de komende vijf jaar zijn vastgelegd, maar ook flexibel zijn zodat deze goed aanpasbaar zijn in onze snel veranderende wereld. Het plan moet zowel de abstracte geesten gewillig zijn, maar zeker niet de praktische kanten onderbelicht laten, en vooral niet de veranderkundige aspecten vergeten. O, en ja, het mag natuurlijk niet te veel kosten en moet binnen korte tijd klaar zijn. Immers, we kunnen niet langer wachten met innoveren. Juist, overheden hebben het niet makkelijk.

Of het nu komt door het blijven hangen in abstracte discussies, of het niet durven doorhakken van knopen, een dergelijk traject kan soms maanden, dan wel niet jaren duren. Terwijl er vaak wel een praktische noodzaak is om bijvoorbeeld het zaaksysteem (opnieuw) aan te besteden. Daarnaast is bij de start van de aanbesteding die visie al weer achterhaald. De wereld verandert snel.

Wij geloven er dan ook in dat het in dit geval handig kan zijn om doel en middel (deels) om te draaien. In de praktijk merken wij namelijk dat het op een gecontroleerde manier geconfronteerd worden met praktische vraagstukken omtrent de aanschaf van een zaaksysteem, leidt tot een stapsgewijze vorming van een gedragen en gedetailleerde visie. Een ander belangrijk voordeel is dat wij een aanbestedingstraject vooral zien als een veranderproces voor de organisatie. Door de organisatie intensief te betrekken bij de scopebepaling van de aanbesteding, en de verdere invulling daarvan, wordt niet alleen draagvlak gecreëerd, maar worden behoeften en wensen van de organisatie snel duidelijk. Maar het belangrijkste van deze aanpak is dat er direct een start wordt gemaakt met het verandertraject.

Dit kan overigens niet zonder dat de organisatie op zijn minst op hoofdlijnen weet in welke richting het zich wil ontwikkelen. Dit hoeft echter nog niet volledig uitgekristalliseerd te zijn.

Mijn collega Sietske heeft in deze blog ons aanbestedingsproces uiteengezet. Deze bestaat uit een aantal onderdelen. Op een aantal van deze onderdelen wordt integraal gewerkt aan een praktische invulling van de visie rondom Zaakgericht Werken. Door hierbij ook de organisatie te betrekken, wordt direct een start gemaakt met het veranderproces. Het betreft de volgende onderdelen.

  • Visievorming MT;
  • Vorming aanbestedingsgroep;
  • Scopebepaling;
  • Opstellen programma van eisen.

De komende weken zal ik stapsgewijs deze onderdelen behandelen, en hoe dit stap voor stap kan worden gezien als een manier om te komen tot een visie op Zaakgericht Werken en hoe de organisatie daarin te betrekken. Volgende week deel 2.

1 Comment

  1. Jeroen Arkesteijn

    Beste Harm, met belangstelling heb ik je bovenstaande blog gelezen.

    Je geeft onderaan de tekst aan dat een week na deze blog (mei 2017) een volgende blog over dit thema zou verschijnen? Is die, en wellicht ook meer in deze reeks, ook daadwerkelijk verschenen? Of zijn de losse delen misschien gebundeld tot één groot document?

    Als ik namelijk door alle blogs scroll, zie ik geen blogs verschijnen die de titel “Aanbesteding als katalysator voor visievorming rondom zaakgericht werken” hebben gekregen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.