Menu Sluiten

Blogreeks functioneel beheer en Zaakgericht Werken: Deel 2, gebruiken we wel de juiste mensen voor functioneel beheer?

Tijdens onze opdrachten merken wij dat er veel uitdagingen zijn ten aanzien van het goed vorm geven van het functioneel beheer. Veel gemeenten worstelen met het goed beleggen van deze taken, terwijl dit één van de bepalende factoren is voor het slagen van Zaakgericht Werken. In een reeks van blogs behandelen Harm Steijn en Sebastiaan Gerats dit onderwerp. Vandaag deel twee over hoe gemeenten momenteel functioneel beheerders werven en welke uitdagingen daarbij komen kijken.

Over het belang van goed functioneel beheer is al veel geschreven. Naast het hebben van een goede beheerstructuur (blog één), begint het met de selectie van de juiste mensen. Veel van onze klanten zien hier dan ook het belang van in, maar weten dit (nog) niet altijd te vertalen naar een goed selectieproces. Deels heeft dit te maken met beschikbare middelen, capaciteit van personeel, en de reflex om functioneel beheerders uit de eigen organisatie te halen.

De volgende drie verschijnselen zien wij daarom vaak terug bij onze klanten, elk met zijn eigen voor- en nadelen:

• De (klassieke) DIV’er die bij invoering van Zaakgericht Werken de functioneel beheerder wordt;
• De lijn-medewerker die functioneel beheerder wordt;
• Jonge trainees / externen die voor het functioneel beheer worden aangetrokken.

 

Van DIV’er naar functioneel beheer
Eén van de doelstellingen bij de invoering van Zaakgericht Werken – of op zijn minst een verwacht bijeffect – is efficiëntiewinst. Nergens in de organisatie is dit in eerste aanleg zo evident als bij de afdeling DIV. Het staat buiten kijf dat een groot deel van het (analoge) werk op den duurt verdwijnt. In de businesscase is dit vaak al vertaald naar een afname van het aantal FTE op huidige DIV-taken. Bij de invoering van Zaakgericht Werken ontstaan er echter ook nieuwe taken, zoals het beheer van het zaaksysteem. Een afname van FTE betekent echter niet dat personeel meteen weg is. Het grootste deel van de DIV’ers heeft vaste contracten en moeten dus elders in de organisatie aan de slag. Reflex is dan ook om boventallige DIV’ers in te zetten voor het functioneel beheer, immers DIV’ers hebben toch verstand van documenten en informatie?

In de praktijk komen we een aantal problemen tegen. Ten eerste is het de vraag of de aanname dat DIV-werk verdwijnt terecht is. Ja, taken verdwijnen of worden op zijn minst minder. Dit betekent niet dat je ook direct met minder FTE af kan, er komen namelijk genoeg belangrijke (tijdelijke) taken terug. Denk daarbij aan het controleren van de informatie in het zaaksysteem, het begeleiden van eindgebruikers in het gestructureerd bewaren van informatie en het bewaken van de integraliteit daarvan. Maar laten we aannemen dat er de eerste twee jaar, na invoering van het Zaakgericht Werken, een FTE-besparing is. Kan je daar DIV’ers voor gebruiken? Het antwoord daarop is ja en nee. De ene DIV’er is de andere niet. In de praktijk zien we voorbeelden van DIV’ers die zijn uitgegroeid tot dijken van functioneel beheerders, maar we zien er ook genoeg waarbij we diverse kernkwaliteiten missen. Het werk van een functioneel beheerder is fundamenteel anders van aard dan het werk van een klassieke DIV’er. Als we kijken naar het framework van BISl, dan dienen functioneel beheerders te excelleren in drie kerncompetenties. Ten eerste beschikt een functioneel beheerder over goed ontwikkelde sociale competenties. Ten tweede is hij/zij analytisch sterk, weet hij/zij processen, mensen en complexe informatiestructuren aan elkaar te verbinden en heeft hij/zij gevoel voor de technische kanten van het beheer. Wij durven te stellen dat in veel gemeenten de functioneel beheerder over minstens HBO-denkniveau dient te beschikken, met het liefst een opleidingsachtergrond in de informatievoorziening. Als we heel eerlijk kijken naar de meeste DIV’ers in gemeentelijke organisaties, dan is er daar nog een grote stap te maken. Dit laat niet onverlet dat er ook veel potentieel aanwezig is. Kern is te weten of het potentieel ook in jouw (DIV-)organisatie aanwezig is. Wees je er in ieder geval van bewust dat er veel te verliezen is met het niet hebben van goede functioneel beheerders in de organisatie. Een goede selectieprocedure en screening kan hierbij helpen.

De lijn-medewerker die functioneel beheerder wordt

In de praktijk is dit nog een uitzondering voor wat betreft het Zaakgericht Werken. Bij het beheren van taakspecifieke applicaties is dit echter wel de normaalste gang van zaken. Met name bij gemeenten wordt er veelvuldig gebruik gemaakt van deze taakspecifieke applicaties, maar ook deze systemen moeten goed aansluiten op de interne werkprocessen. Veelal zijn lijn-medewerkers (part-time) aan de slag gegaan als functioneel beheerders, omdat ze aangegeven hebben affiniteit te hebben met ICT. De medewerker kent de processen goed, en het beheer van een taakspecifieke applicatie wordt gezien als iets dat relatief gemakkelijk te leren is. Het inregelen van autorisatiematrixen, kleine procesaanpassingen en gebruikersondersteuning is iets wat goed te beleggen is bij een lijn-medewerker. Worden processen echter complexer, of ontstaat er een grotere integraliteit tussen diverse informatiesystemen (b.v. een mid-office), dan kan de vraag worden gesteld of de lijn-medewerker het informatielandschap voldoende kan overzien en genoeg kwalitatief beheer kan plegen. In de praktijk zien we met name bij grote wijzigingen of koppelingen dat er niet altijd goed gestructureerd beheer wordt gepleegd. Er wordt nogal eens vergeten dat functioneel beheer een vak is, en zeker niet even erbij gedaan kan worden. Ook hier zijn er genoeg uitzonderingen van lijn-medewerkers die zijn uitgegroeid tot uitstekende functioneel beheerders. Er zijn echter ook organisaties die door ontbreken van goed beheer nog niet het maximale uit bestaande systemen en informatieprocessen halen.

Trainee of extern als functioneel beheerder
Organisaties worstelen met het invullen van goed functioneel beheer. Het inhuren van goedkoop jong talent, die voldoen aan de gestelde competenties, kan een aantrekkelijke optie zijn. Op onze opdrachten komen we veel jonge mannen en vrouwen tegen die uitstekend werk leveren daar waar het gaat om functioneel beheer. Ook het prijskaartje van dergelijke inhuur is vaak aantrekkelijk. Studenten, net afgestudeerd en al dan niet aan de slag met een intern opleidingstraject, zijn opgegroeid in een digitaal tijdperk en maken zich nieuwe systemen snel eigen. Ze beschikken vaak over de juiste analytische vaardigheden, doorzien de complexiteit van de moderne informatievoorziening en door hun enthousiasme en gunfactor ook sociaal en gemakkelijk in de omgang. Een perfecte match toch? Kijkend naar het profiel van functioneel beheer, wordt er nogal wat gevraagd. Jonge trainees passen snel in dat plaatje, voor de juiste prijs. Echter, door dat functieprofiel zijn zij juist in staat om snel een andere uitdagendere functie te accepteren met meer doorgroeimogelijkheden tegen een beter salaris. Vaak is de uitoefening van functioneel beheer voor deze trainees een eerste stap naar een volgende functie. Het is hard, maar wel de realiteit. Jonge trainees blijven zelden lang in een organisatie hangen en kunnen net zo snel gaan als dat ze zijn gekomen. Vaak blijkt dit geen duurzame oplossing en moet de gemeente op zoek naar een nieuwe invulling, terwijl net een bak aan ervaring de deur is uitgelopen waarin vaak ook flink in is geïnvesteerd. Het vervelende is dat iedereen die de rol van functioneel beheerder goed in de vingers heeft, een baan kan worden aangeboden met meer doorgroeimogelijkheden en een hoger salaris. Op zich hoeft dat geen probleem te zijn. Wanneer beheer wordt gezien als een continue doorlopend project, en de organisatie zich hierop instelt, kan dit een goede oplossing kan zijn. Zorg er dan wel voor dat je de continuïteit goed borgt. Het hebben van goede en gedocumenteerde beheerprocessen, opleidingsmateriaal, gemotiveerde key-users en een open “mindset” zijn hierbij cruciaal.

Oplossing
Is er dan geen ultieme keuze te maken wanneer het aankomt op functioneel beheer? Jawel, maar dan moeten we eerst de volgende diagnose met zijn allen onderkennen. Functioneel beheer valt vaak tussen wal en schip. Er worden terecht hoge eisen aan de beheerders gesteld, terwijl de schaalinschatting en collegiale waardering vaak niet passend zijn. Daar zit voor ons de kern van het probleem. De functie van functioneel beheerder wordt niet op waarde geschat, terwijl binnen het Zaakgericht Werken, zeker in de doorontwikkeling, goed beheer cruciaal is. Functioneel beheerders spelen op tactisch niveau een grote rol in het verbinden van processen, mensen en informatiestructuren. Hij/zij kent dus niet enkel alleen de knoppen van een applicatie. Bij functioneel beheer horen passende medewerkers en passende waardering. Als we dit gat niet dichten, blijven voorgenoemde scenario’s bestaan. Goed Zaakgericht Werken begint namelijk bij de juiste mensen op de juiste plek!

Ben je het met ons oneens, of zie je deze verschijnselen ook in jouw organisatie terug? Laat het ons weten in een reactie hieronder.

Geplaatst inBlogs

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.