Menu Sluiten

Blogserie functioneel beheer en Zaakgericht Werken, deel 1: Functioneel beheer zaaksystemen vaak ondergeschoven kindje!

Tijdens onze opdrachten merken wij (Sebastiaan Gerats en Harm Steijn) dat er veel uitdagingen zijn ten aanzien van het goed vorm geven aan het functioneel beheer. Veel gemeenten worstelen met het goed beleggen van deze taken, terwijl dit één van de bepalende factoren is voor het slagen van het Zaakgericht Werken. In een reeks van blogs behandelen wij dit onderwerp. Vandaag deel één.

Als we denken aan functioneel beheer horen we al snel de termen Business Information Services Libary (BISL) of het negenvlaks-informatiemodel van Rik Maes. Als we kijken naar de definitie van functioneel beheer volgens Wikipedia, dan is het “een verantwoordelijkheidsdomein binnen de informatisering. Het beheert de informatievoorziening ten behoeve van een gebruikersorganisatie”.

Kern voor goed functioneel beheer (in een organisatie dat Zaakgericht werkt) is het hebben van een duidelijke belegging van taken behorend bij het Zaakgericht Werken. Heldere rolverdeling en interne afspraken vormen de ruggengraat voor het beheer en doorontwikkeling. En precies dit is wat wij vaak zien ontbreken bij gemeenten.

Vaak wordt een functioneel beheerder verwart met de functioneel applicatiebeheerder. Het applicatiebeheer (zorgen dat een applicatie blijft werken) is een technische aangelegenheid van de ICT-afdeling, of bij SAAS de verantwoordelijkheid van de leverancier. Wij zien de functioneel beheerder als het verlengstuk van de organisatie die onder meer de wensen van proceseigenaren vertaald naar de techniek.

Dit geeft al aan dat een functioneel beheerder een brede kennis moet hebben. Hij moet op de hoogte zijn van het reilen en zeilen binnen een organisatie en ook verstand hebben van de techniek die deze processen ondersteunt. Deze brede kennis is nodig omdat hij moet begrijpen wat een proceseigenaar bedoelt en op welke manier hij dit kan bereiken met de ondersteuning van het zaaksysteem. Dit moet wel op zo’n manier gebeuren dat het zaaksysteem een meerwaarde vormt.

Het zaaksysteem maakt onderdeel uit van een bredere informatiestructuur met meerdere applicaties. Een wijziging op één plek kan grote gevolgen hebben elders in het informatienetwerk en daarmee een negatieve impact hebben op andere klanten binnen de organisatie. Dit leidt nogal eens tot het gevoel bij de beheerorganisatie dat zij verantwoordelijk zijn voor de inrichting en de klant zich moet voegen binnen bestaande structurenvvv

De aansturing of de positie van de functioneel beheerder is aan de kant van de business en niet aan de kant van de techniek. Zie rechter plaatje.

Het moet voor iedereen in de organisatie helder zijn waar verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatievoorziening zijn belegd. Dit kan op duizend en één manieren. Twee zaken zijn belangrijk om hier te benoemen. Ten eerste is het belangrijk dat de klant de klant is. De business is verantwoordelijk voor belangrijke keuzen die worden gemaakt. Leg deze verantwoordelijkheid dan ook binnen de business. De business moet dan wel begrijpen dat het slim is zich goed te laten adviseren door de beheerorganisatie.

Kijkend naar de praktijk komen we tegen dat er aan het functioneel beheer geen tot weinig aandacht wordt besteed. Vaak is een implementatieproject al klaar en wordt pas dan nagedacht op wat voor manier functioneel beheer ingericht moet worden. Op dat moment wordt er meestal gekozen dit onder te brengen bij ICT of bij DIV, omdat het de makkelijkste plaats is. “Het zaaksysteem is een ICT-applicatie”, of “Zaakgericht Werken heeft iets te maken met processen en informatie en binnen DIV komt er toch ruimte vrij, dus waarom niet daar onderbrengen?”

Ongeacht wat de uiteindelijke inrichting is, dienen deze verantwoordelijkheden goed te zijn vastgelegd in vooraf gestructureerde processen. In de praktijk zien wij dat dit zelden (goed) gebeurd. Handboeken functioneel beheer ontbreken en medewerkers zijn niet op de hoogte waar verantwoordelijkheden in de organisatie zijn belegd. Dit heeft drie grote gevolgen. Ten eerste is het voor de organisatie niet duidelijk waar zij terecht kunnen met hun wensen. Ten tweede, en voortvloeiend op het voorgaande, leidt dit tot een gevoel dat de beheerorganisatie doet wat zij wil en de eindgebruikers daarbij speelbal zijn van keuzes die daar op afstand worden gemaakt. Ten derde ontbreekt er gewoonweg goed beheer en doorontwikkeling dat aansluit op de business.

En dan is er nog de keuze voor de functioneel beheerder(s) zelf. In onze tweede blog zullen we ingaan op de opties die we in de praktijk zien.

Wij zijn van menig dat het inrichten van het functioneel beheer en het kiezen voor juiste functioneel beheerders onderdeel moet zijn van een implementatietraject. Het uiteindelijke succes voor het wel of niet slagen van Zaakgericht Werken hangt grotendeels af van goed functioneel beheer, met daarbij vastgelegd de verantwoordelijkheden en rollen. Doe het er niet even bij, maar maak hier bewuste keuzes. Het zal een gemeente in de toekomst helpen.

Geplaatst inBlogs

1 Comment

  1. Pingback:Blogreeks functioneel beheer en Zaakgericht Werken: Deel 2, gebruiken we wel de juiste mensen voor functioneel beheer?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.