Menu Sluiten

Multigemeente, één zaaksysteem….een uitdaging!?

Wij vanuit KBenP Zaakgericht Werken zien steeds vaker dat gemeenten gaan werken in een samenwerkingsverband. Zo’n samenwerking start vaak vanuit efficiencyvoordelen en kostenbesparingen. Met de gedachte als we het samen doen kunnen we goedkoper inkopen en het werk verdelen wat tijd bespaard. Andere redenen om samen te werken kunnen ook zijn om de continuïteit te verbeteren (meer mensen voor dezelfde functie) of om kennis te delen (twee weten meer dan één).

Wij zien dat deze samenwerking verschillende vormen aanneemt. Iedere vorm van samenwerking heeft weer zijn eigen dynamiek. Zo kennen we de ambtelijke fusie waar eerst de ambtenaren over gaan naar één organisatie. Uiteindelijk leidt dit in de toekomst tot een herindeling. Een andere vorm van een samenwerkingsverband is een Werkorganisatie. Deze organisatie werkt voor meerdere gemeenten, maar deze gemeenten zullen niet opgaan in één nieuwe gemeente. De laatste vorm van samenwerking die we tegenkomen is het samenwerken op één of meerdere werkvelden (bijv. ICT, P&O, Financiën of combinatie) als autonome organisatie voor meerdere gemeenten.

De keuze voor Zaakgericht Werken

Bij zo’n samenwerking wordt vaak een nieuwe manier van (samen)werken ingevoerd. De samenwerking moet op een transparante en eenduidige manier gebeuren en daarnaast moet de dienstverlening ook nog eens op niveau blijven of zelfs worden verbeterd. De gemeenten komen dan al snel terecht bij de voordelen van het Zaakgericht Werken….en als ze dan toch kiezen voor Zaakgericht Werken dan hoort daar wel één gezamenlijk (nieuw) zaaksysteem bij.

Bij de aanbesteding of implementatie van het zaaksysteem of bij de uitrol van het Zaakgericht Werken komen we verschillende uitdagingen tegen. Hieronder laat ik zien dat elke vorm van samenwerking zijn eigen uitdagingen kent.

De ambtelijke fusie

Een ambtelijke fusie heeft hierbij nog de minste zorgen. Het doel van deze samenwerking is om uiteindelijke één gemeente te worden. Het harmoniseren van processen en systemen is dan vanzelfsprekend. De aanschaf en uiteindelijke implementatie van een zaaksysteem zal hierbij redelijk recht toe recht aan zijn en niet veel verschillen van een aanbesteding bij iedere andere gemeente.

Het grootste aandachtspunt is de migratie of ontsluiting van de archieven (DMS). Deze kunnen in meerdere en verschillende systemen opgeslagen zijn. Het is daarom vaak ook aan te raden om keuzes rondom deze migratie of ontsluiting naar een later moment te verplaatsen (zie blog “Migratie van je oude zaaksysteem of DMS”). Hierdoor wordt een aanbesteding of uitrol van Zaakgericht Werken niet onnodig uitgebreider, duurder of complexer dan noodzakelijk is.

Voor de inrichting van het zaaksysteem kan het beste gekozen worden om per proces één zaaktype in te richten en niet voor elke gemeente een aparte. Dit zorgt namelijk na de herindeling voor het minste werk bij het omzetten. Om toch onderscheid te maken binnen bijvoorbeeld rapportage o.i.d. kan het beste een metadata veld toegevoegd worden met daarin de gemeentenaam.

De multigemeente

De uitdagingen die we tegen komen bij een werkorganisatie die niet opgaat in één gemeente zijn een stuk complexer. Je moet nadenken over gebruik maken van gescheiden DMS en RMA of niet. Daarnaast moet je sowieso nadenken over het onttrekken van deze informatie en het opnemen hiervan binnen een exit strategie. Mocht blijken dat de samenwerking bijvoorbeeld stopt of in een andere vorm met andere partners verder gaat.

Wat ook een extra uitdaging is zijn de koppelingen met basisregistraties. Moeten we aansluiten op  meerdere BRP’s of BAG-applicaties (vaak nog van verschillende leveranciers)? Hoe zit het eigenlijk met de Digi-koppeling of aansluiting op MijnOverheid.nl? Moet hier apart iets voor geregeld worden of kan dit binnen het zelfde systeem?

Een zaaksysteem moet op dit moment volgens de huidige wet- en regelgeving worden aangesloten op de afzonderlijke BRP’s van de gemeenten. Dit betekent dat of alles dubbel uitgevoerd moet worden, of dat een zaaksysteem ondersteuning moet bieden aan multi-tenancy. Maar hoe gaat dit in de toekomst na de vernieuwing van de BRP? Mag je dan als samenwerkingsverband wel via één koppeling aansluiten op de Landelijke Voorzieningen of moet dit dan ook per gemeente geregeld worden?

Daarnaast dient er bij de inrichting ook nagedacht te worden over specifieke keuzes. Gaan we de processen afhandelen binnen dezelfde zaaktypen en geven we doormiddel van een kenmerk (metadata) aan om welke gemeente het gaat. Maar hoe gaan we dan om met het bestuurlijk proces? Of gaan we voor elke gemeente apart een zaaktype maken? Dit laatste zorgt weer voor extra beheerlast.

Samenwerking per werkveld

De meeste uitdagingen liggen bij de samenwerkingsverbanden, waarbij alleen delen van de gemeentelijke organisatie onderdeel van uit maken. Dit gebeurt vaak bij onderdelen van de bedrijfsvoering, zoals ICT, P&O, Financiën en/ of Inkoop.

Het begint hier al met de vraag wie is de opdrachtgever; het samenwerkingsverband of de verschillende gemeenten? En waar ligt het beheer van het systeem? Als hier geen duidelijkheid over bestaat voor de aanbesteding, of voor de uiteindelijke implementatie, kan dit zorgen voor veel frustratie en onduidelijkheid. Dit is niet bevorderlijk voor de doorlooptijd, het draagvlak en het commitment.

Wij komen voorbeelden tegen dat er maar één van de gemeenten met het samenwerkingsverband zaakgericht gaat werken. De andere gemeenten besluiten dan pas later om wel of niet aan te haken. Neem je dan als ene gemeente wel de andere gemeenten mee bij jouw keuzes voor de inrichting of niet? En hetzelfde geldt voor keuzes rondom het beheer. Moet de rest maar aansluiten, of kijk je er toch gezamenlijk naar?

Uitdagingen vooraf in kaart brengen?

Zoals je ziet zijn er bij een aanbesteding van een zaaksysteem, of uitrol van Zaakgericht Werken, veel extra uitdagingen binnen een samenwerkingsverband.

Mij advies is dan ook, voordat je begint eerst duidelijk in beeld te hebben wat er met het samenwerkingsverband bereikt moet worden. Is het uitgangspunt bijvoorbeeld een betere dienstverlening of efficiënter werken. Wanneer je deze vraag beantwoord hebt, kun je bepalen welke rol het zaaksysteem binnen het ICT-applicatielandschap kan innemen, of hoe Zaakgericht Werken bij het bereiken hiervan kan ondersteunen. Als laatste is het belangrijk dat helder is wat de rollen en verantwoordelijkheden zijn van het samenwerkingsverband ten opzichte van de verschillende de gemeenten. Wie is bijvoorbeeld opdrachtgever en wie opdrachtnemer?

Als dit soort vragen vooraf niet in kaart zijn gebracht en beantwoord, kan dat veel frustraties, extra geld en extra tijd opleveren bij de implementatie of uitrol binnen de organisatie(s).

En het voorkomen hiervan waren juist de redenen om te gaan samenwerken…

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Zaakgericht Werken in combinatie met een samenwerking? Neem dan gerust contact op met Sebastiaan Gerats, sebastiaan.gerats@kbenp.nl of 06 43 363 425.

Geplaatst inBlogs

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.