Bij velen zakt de moed al in de schoenen bij het idee. Het vervangen van je systeem is en blijft een flinke klus.. Toch is het opvallend hoe vaak men vooral opkijkt tegen het aanbestedingstraject, terwijl dat misschien wel het gemakkelijkste gedeelte is. Het daadwerkelijk implementeren van het nieuwe software, daar zit de grootste uitdaging wat ons betreft.
Maar terug naar het aanbestedingstraject. Inmiddels hebben we bij KBenP Digitale Overheid meer dan 10 jaar ervaring met het aanbesteden van software voor de overheid. In totaal hebben we meer dan 100 aanbestedingen begeleid. Het grootste deel daarvan waren zaak-, documentmanagement- of recordmanagementsystemen. De afgelopen jaren hebben we echter ook veel ervaring opgedaan met onder andere eHRM, Vergunning, Toezicht en Handhaving, Plansoftware en Toepasbare regels en financiële pakketten.
Naast onze eigen aanbestedingen kijken we natuurlijk ook regelmatig naar andere aanbestedingen op de markt. Ook worden we vaak gevraagd om een second opinion uit te voeren op een reeds uitgewerkt Programma van Eisen en Wensen. Hierbij vallen een aantal punten op:
- De marktkennis van de aanbestedende dienst is vaak beperkt. Het uitgangspunt wordt hierdoor wat de organisatie wilt en niet wat de markt kan. Dat is wel begrijpelijk, maar zeker met visionaire architecten en ICT-ers binnen een organisatie sluiten de eisen soms totaal niet aan bij de markt. Ambitieuze eisen in combinatie met de eis voor standaard software die direct in productie kan, maakt de aanbesteding onrealistisch. Het resultaat: geen inschrijvingen of inschrijvingen die de randen opzoeken van hoe je eisen kunt interpreteren.
- Veel selectietrajecten gaan uit van een vier- tot vijftal standaard gunningcriteria. Denk hierbij aan een plan van aanpak, implementatieplan, roadmap, etc. Daarnaast is de functionaliteit dichtgetimmerd met een groot aantal eisen. In onze selectietrajecten werken wij met relatief veel gunningscriteria (tot wel 25 stuks). Hierbij vragen wij uit hoe de functionaliteit kan bijdragen of ondersteunen bij de doelen van de organisatie. Een dergelijke focus op functionaliteit waarbij de leverancier aan zet is geeft naar onze mening veel meer inzicht in de werking van de software. Ja, het is veel werk voor de leverancier en de beoordelaar, maar dit is stukken beter dan geconfronteerd worden met een gekopieerd plan van aanpak van de marketingafdeling.
- Veel selectietrajecten kennen een demonstratie als onderdeel van het aanbestedingstraject. De wijze waarop deze demonstraties een rol krijgen in het proces verschilt enorm. Inmiddels hebben wij meerdere vormen meegemaakt en één heeft onze sterke voorkeur. Na de beoordeling van de offertes nodigen wij alle leveranciers uit voor een demonstratie. Op basis van een script wordt het softwarepakket doorlopen. Naar aanleiding van de demonstratie hebben de beoordelaars de mogelijkheid om de eerdere scores te herijken. Er worden geen nieuwe scores toegekend. Het grote voordeel is dat de offertes en demonstraties hierdoor één op één op elkaar aansluiten. Bijkomend voordeel: Liegen op papier komt bij deze beoordelingsvorm minder voor. Eventuele onduidelijkheden op papier worden weggenomen bij de demonstraties en de beoordelaars krijgen de ruimte om alles wat ze zien en horen tijdens de demonstraties te verwerken in de score.
Naast bovenstaande tips raden wij verder altijd aan om het aanbestedingstraject ook direct te zien als de start van het verandertraject. Betrek een groep mensen die representatief is voor de gebruikers van het systeem. Neem ze mee in het traject en leid ze op gedurende het opstellen van het Programma van Eisen en Wensen, de beoordeling en de demonstraties. Op die manier ligt er een fundament voor de implementatie. Wat ons betreft de investering dubbel en dwars waard.
Meer interesse in onze ervaringen? Neem gerust contact op met Sven Blom via sven.blom@kbenp.nl of 06 433 634 21
