Menu Sluiten

Stap 5: Zorg voor korte termijn successen. In 7 stappen succesvol #ZGW implementeren

Eerder is al aan bod gekomen dat het ons opvalt dat implementatietrajecten rondom Zaakgericht Werken maar al te vaak worden onderschat door de organisatie. Men gaat hard aan het werk, vol goede moed, maar er komen eigenlijk altijd momenten dat de implementatie stroever verloopt dan gewild en gepland. Uiteraard zijn er ook momenten dat de gewenste resultaten wel behaald worden. Het implementeren van Zaakgericht Werken gaat de organisatie in ieder geval nooit in de koude kleren zitten. Één manier om met deze ‘zware’ veranderingen ‘luchtig’ om te gaan is door het vieren van korte termijnsuccessen. Deze week leggen we uit waarom dit zo belangrijk is, én waarom het ook belangrijk is niet alleen je successen te vieren, maar dat het vieren van mislukkingen het implementatietraject ook verder kan helpen! Hierover gaat stap 5 in ons model.

Een belangrijke stap in het implementatiemodel is dus het creëren van korte termijn successen, de zogeheten ‘quick wins’. Ook bij het implementeren van Zaakgericht Werken zijn er successen die relatief snel bereikt en dus ook gevierd kunnen worden. Begin hier daarom zo vroeg mogelijk mee.

Het vieren van deze successen is geen afgebakende fase, maar gebeurt gedurende het hele project. Wanneer al tijdens de beginfase van de implementatie korte termijn successen kunnen worden geboekt (en zichtbaar gemaakt), neemt de kans op een succesvol implementatietraject mét genoeg draagvlak onder medewerkers toe. Bij onze opdrachtgevers is dit vaak een onderbelicht aspect. Dat is zonde, want het vieren van korte termijn successen is een uitgelezen kans om verschillende groepen medewerkers mee te krijgen in de implementatie.

Wij verdelen medewerkers tijdens een implementatietraject grofweg in drie categorieën. Ten eerste zijn er ‘voorlopers’ die enthousiast zijn over Zaakgericht Werken (grofweg twintig procent binnen een organisatie). Denk bijvoorbeeld aan de leden van de projectgroep. Deze voorlopers beleven het traject veelal positief en stellen zich proactief op. De tweede en grootste groep bestaat uit ‘neutrale medewerkers’ (ongeveer zeventig procent van de organisatie). Deze medewerkers verwachten overtuigend bewijs dat alle inspanningen daadwerkelijk iets gaan opleveren. De derde en laatste groep betreft ‘kritische medewerkers’ (ongeveer tien procent binnen een organisatie). Zij geloven niet in de toegevoegde waarde van het Zaakgericht Werken (in het zaaksysteem) en uiten dit vaak actief binnen de organisatie. Deze groep stelt tijdens de implementatie van Zaakgericht Werken hoge eisen aan zichtbare voordelen van Zaakgericht Werken. Waar mogelijk zullen deze medewerkers zelfs positieve resultaten proberen te weerleggen door zich bijvoorbeeld te focussen op een functionaliteit die er (nog) niet is of die minder efficiënt ingericht is ten opzichte van het huidige systeem.

Een manier om alle drie de groepen medewerkers samen mee te nemen in het proces is het vieren van korte termijn successen. De grote groep neutrale medewerkers kan hiermee over de streep worden getrokken en de tegenstanders zien hun argumenten minder waard worden. Ook is het een luchtige methode om degenen die zich inzetten voor Zaakgericht Werken te belonen en daarmee anderen te motiveren. Dat werkt voornamelijk wanneer je zorgt dat deze succes zichtbaar gevierd worden. Zorg ervoor dat de organisatie het mee krijgt. En wil je successen kunnen vieren, dan zul je af en toe een moment moeten creëren om de tussentijdse resultaten te evalueren. Het lijkt zo logisch, maar we zien genoeg projectteams door ploeteren om de planning maar te halen, zonder af en toe

Bij onze klanten hebben wij de afgelopen jaren korte termijn successen op verschillende manieren gevierd. Een voorbeeld is de feestelijke registratie van de zoveelste zaak in het zaaksysteem, een officiële livegang van een zaaktype of een medewerker die in het zonnetje wordt gezet omdat hij zijn werkvoorraad in het zaaksysteem op orde heeft.

Tijdens het implementeren van Zaakgericht Werken zijn er ook altijd momenten dat het proces minder soepel verloopt dan vooraf uitgedacht. We vinden het belangrijk om niet alleen de successen maar ook de mislukkingen te benoemen én te vieren. Kies hier een bewust moment voor. Een mooi voorbeeld is het organiseren van ‘stoomafblaasborrels’ waarbij de mislukkingen en knelpunten explicitiet benoemd worden, in de informele setting van een borrel. Een ander voorbeeld dat wij bij onze klanten zien is het opnemen van vlogs, door bijvoorbeeld de gemeentesecretaris, waarbij expliciet benoemd wordt wat er niet goed is gegaan, of waar nog zorgen over zijn. Kwetsbaarheid tonen kan het vertrouwen in het project onder de medewerkers juist vergroten, maar zorg wel dat er duidelijk gecommuniceerd wordt wat de te nemen vervolgstappen zijn.

Volgende week gaan we dieper in op het daadwerkelijk realiseren van de verandering. Het blijft nu niet meer bij het opstellen van plannen en projectgroepen aan de tekentafel, maar de verandering gaat daadwerkelijk in gang gezet worden. Benieuwd wat hier allemaal bij komt kijken en hoe je hier als organisatie je het best op voorbereid? Houd onze site dan in de gaten!

Geplaatst inBlogs

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.