Menu Sluiten

Stelling 2: Voor alles een specifiek systeem? Dat wordt te duur.

“Voor alles een specifiek systeem? Dat wordt te duur.” Dit was één van de stellingen die tijdens het event “Zaaksystemen in Beeld LIVE! 2017” werd gesteld. De stellingen hebben tot veel discussie geleid en bezoekers waren het lang altijd niet met elkaar eens. Een mooie aanleiding om in een reeks van vijf blogs de stellingen uit te diepen. Vandaag: “Voor alles een specifiek systeem? Dat wordt te duur.”

Uiteraard is voor alles een specifiek systeem te duur. Meer systemen betekent ook meer koppelingen, meer beheer, meer licenties enz. Dat alles bij elkaar kost veel geld en is daarom te duur! Als overheidsorganisatie kun je dus het beste kiezen voor één systeem waar je alles in kunt stoppen.

De praktijk is natuurlijk genuanceerder. De organisatie, inwoners en bedrijven zijn er niet bij gebaat wanneer er minder wordt uitgeven aan systemen, koppelingen e.d. als dat tot gevolg kan hebben dat besluitvorming een langere doorlooptijd krijgt of op basis van verkeerde informatie plaatsvindt. Dit levert namelijk weer bezwaarschriften op die kunnen uitmonden in rechtszaken. Dan is de overheid misschien wel duurder uit. Om over de gefrustreerde inwoner nog maar te zwijgen.

Vroeger

Voorheen bestond er voor elk proces een apart systeem. We hebben geconstateerd dat dit verre van ideaal is. Het ICT-landschap van een willekeurige middelgrote gemeente zag er een aantal jaren geleden ongeveer als volgt uit:

Informatie-architectuur

Alle informatie die tot één aanvraag behoorde was versnipperd over het hele landschap waardoor er geen totaaloverzicht van alle aanwezige informatie mogelijk was. Om alle applicaties met elkaar te verbinden dienden er veel (maat)werk koppelingen gerealiseerd te worden die beheerd moesten worden. Voorbeeld: Applicatie A kreeg een update waardoor veld X er net iets anders uit kwam te zien waardoor de informatie die uitgewisseld werd met applicatie B niet meer werkte. Dit betekende dat de koppeling aangepast moest worden. Stel je eens voor dat dit bij elke update van elke applicatie moest gebeuren? Dit leidde tot torenhoge beheerlasten (en dus kosten).

Heden

In de praktijk zien we dat de keuze voor het andere uiterste – alle processen in één applicatie – ook niet DE oplossing is. Het is namelijk onmogelijk om te eisen dat een generieke applicatie (zoals de tegenwoordige zaaksystemen) alle functionaliteit bevat om alle processen binnen een overheidsorganisatie uit voeren. Denk bijvoorbeeld aan vergaande GEO-functionaliteit, de functies die gebruikt worden binnen de financiële pakketten, uitvoeren van de taken binnen het Sociaal Domein of het beheer van de basisregistraties. Dit vraagt dusdanige specifieke functionaliteit die we niet terug zien en ook niet mogen verwachten binnen één generiek zaaksysteem. Tijdens mijn 1e blog in deze blogreeks “Het is voor de burger het beste als de organisatie één zaaksysteem heeft” ben ik verder ingegaan op dit punt.

Toekomst

De toekomst zal een gulden middenweg zijn van bovengenoemde uitersten. We zullen zoveel mogelijk gebruik maken van een generieke applicatie (zaaksysteem) waar 80 tot 90% van de processen binnen een overheidsorganisatie afgehandeld kunnen worden. Vaak zien we dat dit percentage hoger wordt naarmate de gemeente kleiner wordt. Een business case laat dan vaak zien dat het bijvoorbeeld rendabeler is om een specifieke VTH-applicatie uit te faseren en op te nemen in het zaaksysteem. De gemeente moet hierbij de overweging maken: of de extra kosten van een specifieke taakapplicatie, met eventuele koppelingen, opwegen tegen het feit dat een vakspecialist een aanvraag sneller en beter kan afhandelen (en hoeveel beter is dat dan)?

Daarnaast zal er altijd een aantal specifieke taakapplicaties blijven waarin functionaliteit is opgenomen die niet ondergebracht kan worden binnen de generieke applicatie. Er zal meestal een vorm van informatie-uitwisseling blijven plaatsvinden tussen de specifieke taakapplicaties en het zaaksysteem, waardoor er nog altijd gebruik gemaakt wordt van koppelingen. Indien hierbij  gekozen wordt door de landelijke standaarden, zal er in theorie geen tot weinig hinder ondervonden worden bij updates van de diverse applicaties. Denk hier bijvoorbeeld aan de koppelingen met de basisregistraties.

Generiek, tenzij…

Ik ben het eens met de stelling “Voor alles een specifieke applicatie? Dat wordt te duur.” Dit wil niet zeggen dat we binnen de overheid geen specifieke applicaties meer moeten gebruiken. Het blijft volgens mij altijd een overweging of het rendabeler is (niet alleen qua kosten) om een specifieke applicatie aan te schaffen of dat het proces beter opgenomen kan worden in het generieke zaaksysteem? Voor elke organisatie kan het antwoord op deze vraag verschillend zijn. Factoren zoals gewenste/benodigde functionaliteit, de hoeveelheid aanvragen, het aantal medewerkers die gebruik maken van een bepaalde applicatie of dat er binnen een samenwerkingsverband met een bepaalde applicatie gewerkt wordt zijn van grote invloed op deze keuze.

Volgende keer bespreek ik weer een nieuwe stelling. Dan ga ik in op de stelling “Taakspecifieke applicaties sluiten beter aan bij de medewerker”. Hebben je vragen over Zaakgericht Werken? Neem contact met me op via sebastiaan.gerats@kbenp.nl of 06-43363425.

Geplaatst inBlogs

2 Comments

  1. Peter Moen

    Zoals verwacht ben ik het eens met de stelling. Een goed en modern zaaksysteem is in staat om een groot aantal bedrijfsprocessen te ondersteunen. We zijn wel minder dogmatisch geworden als het gaat wat er nu wel en niet in moet. De wens om alles maar in het zaaksysteem zorgt ervoor dat het zaaksysteem onbeheersbaar wordt. Met als die verschillende eisen en wensen wordt het een kind met een waterhoofd.

    Dat neemt niet weg dat nog steeds het grootste aantal processen prima met een goed zaaksysteem zijn te ondersteunen. Het zaaksysteem wat echt zaakgericht werken heeft omarmt, zorgt namelijk ook voor een aantal basisvoorzieningen die anders (omwille van kosten of complexiteit) niet of onvoldoende worden gerealiseerd. Eental belangrijke basisvoorzieningen die een zaaksysteem levert:

    – Werkende koppelingen met basisregistraties;
    – Koppelingen met voorzieningen als DigiD, eHerkenning en MijnOverheid;
    – Geintegreerde webformulieren;
    – Statusinformatie;
    – Archivering conform wet- en regelgeving;
    – Eenvoudig beheer.

    Het is dus prima om een vakapplicatie te gebruiken, maar hoe worden deze basisvoorzieningen dan georganiseerd? En alles bij elkaar wat mag dat kosten en wie gaat dat dan allemaal beheren?

    Ik denk dat wanneer je deze vragen eerlijk beantwoord als organisatie dat je dan heel vaak uitkomt dat een inrichting in het zaaksysteem bedrijfsmatig de meest verstandige keuze is.

  2. Pingback:Stelling 3: Taakspecifieke applicaties sluiten beter aan bij de medewerker.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.