Wat zijn de ontwikkelingen binnen gemeenteland?
KBenP Digitale Overheid ziet dat sinds half 2021 de urgentie binnen gemeenten toeneemt om met de Wet open overheid (Woo [1]) aan de slag te gaan. Dat is niets te vroeg! Naar alle waarschijnlijkheid zal de Woo in 2022 gefaseerd in werking treden. Ondanks de gefaseerde invoer – waar bewust voor gekozen is om overheidsorganisaties de tijd te geven de nodige voorbereidingen te treffen – heeft de Woo grote gevolgen voor veel overheidsorganisaties.
Wat valt op in de Woo?
De twee meest in het oog springende wijzigingen ten opzichte van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zijn de eisen met betrekking tot het op orde brengen van de informatiehuishouding en met betrekking tot het actief openbaar maken van informatie. Geheel nieuw zijn deze eisen natuurlijk niet. Archiefwet en -regelgeving roept als sinds jaar en dag om de goede, geordende en toegankelijke staat van informatie. De actieve openbaarmaking werd in de Wob ook al geregeld, maar veel minder concreet en dit kreeg in de praktijk vaak weinig tot geen aandacht. In de Woo worden concreet elf informatiecategorieën genoemd [2], inclusief termijnen waarbinnen de informatie gepubliceerd moet worden. Het op orde brengen (en houden) van de informatiehuishouding is in de beleving van KBenP randvoorwaardelijk om te kunnen voldoen aan de actieve openbaarmakingsplicht. Linksom of rechtsom zal de Woo impact hebben. KBenP is druk bezig om organisaties te helpen met de voorbereidingen.
Voorbereiding op de Woo: de aanpak van KBenP
KBenP is gevraagd door verschillende 100.000+ gemeenten om de impact van de Woo op de organisatie in kaart te brengen. Dat is geen sinecure, maar wel een belangrijke stap in de voorbereiding op de implementatie van de Woo. Om de impact te kunnen bepalen gebruikt KBenP een basisstappenplan die zij met haar opdrachtgevers verfijnd.
Stap 1: het opstellen van een theoretisch kader een quickscan van de organisatie.
In deze stap stelt KBenP een theoretisch kader op (wat de Woo is, wat de verschillen zijn met de Wob, wat de grootste veranderingen zijn, waar de aandachtspunten zitten, enz.) aangevuld met een quickscan op de organisatie (als we de theorie vertalen naar de praktijk, waar verwachten we dan dat grootste aandachts- en zorgpunten zitten voor de organisatie?).
Stap 2: het uitvoeren van een nulmeting om de huidige situatie in kaart te brengen.
De nulmeting heeft als doel de startpositie van een organisatie inzichtelijk te maken. Dat bepaalt in belangrijke mate hoe hoog (of laag) de impact gaat zijn op de organisatie (mensen, middelen, systemen en processen) en welke stappen dus gezet moet worden. Een organisatie die bijvoorbeeld haar informatiehuishouding grotendeels op orde heeft, zal een makkelijker implementatie traject ingaan, dan een organisatie die grote mate van informatieversnippering heeft en hierin nog grote stappen moet zetten.
KBenP voert de nulmeting uit op basis van een steekproef op de processen om zodoende een dwarsdoorsnede van de organisatie te krijgen.
Stap 3: scenario-analyse / bepalen bestuurlijk ambitieniveau.
KBenP merkt dat veel organisaties zoekende zijn in wat voor hen een gepast ambitieniveau is voor de implementatie van de Woo. Is dat minimaal voldoen aan de Woo? Of juist meer openbaar maken? Sneller openbaar maken? Een combinatie van beide? Aangevuld met interne kaders, zoals B2 taalgebruik in documenten? Er zijn veel scenario’s denkbaar en ambities kunnen hoog zijn, maar wat is realistisch?
Wat haalbaar is, is enerzijds afhankelijk van de startpositie van de organisatie. Welke specifieke uitdagingen heeft zij? Anderzijds is dit afhankelijk van de middelen die de organisatie beschikbaar kan en wil stellen. Op basis van de eerste twee stappen helpt KBenP organisaties te komen tot één of meer realistische scenario’s voor de implementatie van de Woo. KBenP borgt op deze wijze dat er een goed onderbouwd advies gegeven kan worden (richting college) over welk ambitieniveau passend zou zijn voor de organisatie en wat de consequenties zijn van de keuzes die de organisatie heeft.
Stap 4: opstellen van het adviesrapport met concrete aanbevelingen.
De laatste stap in het traject bestaat uit het bundelen van alle voorgaande onderdelen in het adviesrapport. Dit wordt aangevuld met concrete aanbevelingen en (volgordelijke) stappen om de Woo te kunnen implementeren, alsmede inzicht in de blinde vlekken (en dus risico’s). Het adviesrapport is te gebruiken als input voor het opstellen van een projectplan of plan van aanpak voor de implementatie van de Woo.
Wat zijn de uitdagingen?
Begin! Begin met het in kaart brengen van de huidige situatie om te bepalen welke stappen je als organisatie moet zetten om te voldoen aan de Woo, wat de verwachte impact is, en wat een haalbaar ambitieniveau is. Om de impact helder te krijgen is het niet nodig om de organisatie met een stofkam door te gaan: het gaat erom dat je een voldoende betrouwbaar beeld hebt om te bepalen waar de uitdagingen, aandachtspunten en risico’s zitten. Op deze manier kan hier rekening mee gehouden worden in de implementatie en kan de wijze van implementatie hierop afgestemd worden. Wil je meer weten over de stappen die je bij een implementatie kan zetten? Kijk dan eens naar het implementatiemodel van KBenP.
Onderschat de impact niet! In de ervaring van KBenP hebben de meeste (gemeentelijke) organisatie nog forse stappen te zetten als het aankomt om de informatiehuishouding op orde te brengen. De mate van versnippering (informatie zit overal, maar overzicht en beheer ontbreekt (deels)) is in veel organisaties groot. Het krijgen van grip op de informatiestromen is belangrijk om een efficiënt en effectief identificatieproces (welke informatie valt onder de Woo en waar zit die) en publicatieproces (hoe krijgen we de informatie op de juiste wijze openbaar) in te richten.
Houd rekening met weerstand! KBenP ziet dat het nog niet binnen elke organisatie gemeengoed is om informatie (als vanzelfsprekend) openbaar te maken of te zien als iet waar de inwoner en andere belangstellenden recht op hebben. Medewerkers kunnen het ‘eng’, omslachtig, of onnodig vinden om ‘hun’ informatie openbaar te maken. Goede communicatie en een adoptieplan kunnen hierbij helpen. Wil je meer weten over adoptie? Binnenkort publiceert KBenP een stappenplan voor adoptie op de website.
Meer weten?
Wil je een keer vrijblijvend sparren over de Woo, de uitdagingen van jouw organisatie of wil je weten wat KBenP voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met adviseur Bianca Ruizendaal via bianca.ruizendaal@kbenp.nl of 06 43 36 34 49.
[1] De Woo is een initiatiefvoorstel uit 2012 en zal op termijn de Wet openbaarheid van bestuur vervangen. Sinds zijn indiening is de wet meermaals aangepast en uiteindelijk in januari 2021 door de Tweede kamer aangenomen en in oktober 2021 door de Eerste kamer. [2] Eén en ander afhankelijk van hoe je precies telt/het indeelt. KBenP houdt de sortering van de VNG aan: wet- en regelgeving, organisatie gegevens, raadsstukken, bestuursstukken, stukken van adviescolleges, convenanten, jaarplannen en -verslagen, Wob & Woo-verzoeken, onderzoeken, beschikkingen, klachten.