Implementatie Common Ground

Hoe implementeer je Common Ground in een organisatie?

De visie van Common Ground moet natuurlijk niet alleen uitgedragen worden, maar ook geïmplementeerd en uitgevoerd. Dit is geen proces dat top-down beschouwd kan worden, maar een geleidelijk traject waar organisaties mee van start gaan als het beginpunt optimaal is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een periode waarin er een nieuw zaaksysteem aanbesteed moet worden.

Het implementeren van een fundamenteel nieuw systeem in een organisatie kent meerdere perspectieven. Aan de ene kant is het een technisch verhaal: hoe kunnen de systemen zo ingericht worden dat ze ruimte bieden aan een omvangrijke omslag als Common Ground? Aan de andere kant mag het menselijke aspect ook niet onderbelicht blijven. Ieder verandertraject binnen een organisatie heeft weerslag op de medewerkers. Hier moet dan ook niet licht over gedacht worden. Hoe pak je zoiets aan? Wat zijn de duidelijke do’s and don’ts en wat zal de organisatie juist werkenderwijs moeten leren?

Dit artikel zal eerst ingaan op de technische kant van de implementatie van Common Ground. Vervolgens wordt er aandacht besteed aan het menselijke aspect.

De technische implementatie van Common Ground

Common Ground gaat uit van een informatielandschap waarbij data direct bij de bron opgevraagd worden. Hierdoor wordt het ontsluiten van gegevens eenvoudiger en dit verbetert de dienstverlening richting burgers en bedrijven. De sleutel tot het opvragen en delen van die gegevens ligt bij API’s, een set aan definities waarmee softwareprogramma’s onderling met elkaar kunnen communiceren. In de context van Common Ground is het vooral belangrijk om te begrijpen dat API’s gebruikt kunnen worden om gegevens te ontsluiten. Hiermee is het dus een integraal onderdeel van het systeem van Common Ground.

De eerste stap richting een volledige technische implementatie van Common Ground bestaat dan ook uit het experimenteren met nieuw ontwikkelde API’s. Op dit gebied is er volop beweging, met softwareleveranciers, pioniersgemeenten en de VNG als belangrijkste spelers. Tijdens speciale Fieldlabdagen, met regelmaat georganiseerd door VNG Realisatie, gaan verschillende teams aan de slag om digitale toepassingen te bouwen die gebaseerd zijn op de principes van Common Ground. Hierbij is dus het principe dat de data bij de bron behouden blijft en opgevraagd kan worden met een API.

Het is belangrijk dat gemeenten kansen signaleren om met deze manier van werken te experimenteren. Daarbij is het dus niet noodzakelijk om direct ingrijpende veranderingen door te voeren. Eén geslaagd experiment met een nieuwe API met Common Ground-principes kan al enorm waardevol zijn. Zo merkte de gemeente Amsterdam begin 2018 dat het systeem om wateroverlast te melden aan vervanging toe was. Toen is een nieuw, zelflerend programma geïmplementeerd volgens de principes van Common Ground. Dat betekent ook dat andere gemeenten van de software gebruik kunnen maken. Er bestaat veel interesse voor dit soort software bij andere overheidsorganisaties. Momenteel is het echter nog een knelpunt dat er weinig capaciteit vrijgemaakt is voor onderhoud en ondersteuning van de Common Ground-software en -API’s.

De omslag naar Common Ground binnen gemeenteland is een traject dat naar verwachting minstens tien jaar in beslag zal nemen. De ontwikkeling moet het dus hebben van kleine, maar doeltreffende stappen, zoals het succesvol implementeren van een nieuwe API. Dit levert ook succeservaringen op binnen de deelnemende gemeenten en die zijn essentieel bij ieder verandertraject. Op deze menselijke kant van het implementatietraject zal nu dieper ingegaan worden.

Het menselijke aspect van een implementatietraject

Een implementatietraject is pas afgerond als de organisatie ook zonder het project(team) verder kan. Hierbij zijn twee elementen noodzakelijk. Ten eerste moet werken volgens de principes van Common Ground een vaste plek krijgen in de organisatie en onderdeel van de cultuur worden. Ten tweede is een volwassen beheerorganisatie nodig die eindgebruikers kan ondersteunen in de nieuwe werkwijze.

Het kost tijd om ervoor te zorgen dat Common Ground deel uitmaakt van de organisatiecultuur. Dat is slechts ten dele te plannen, maar je kunt het wel beïnvloeden. Zoek vaste structuren om Common Ground en het werken volgens deze principes voortdurend onder de aandacht te brengen. Dit moet plaatsvinden binnen de verschillende lagen van de organisatie. Operationeel is het aan te raden om een periodiek overleg in te stellen met enkele aangewezen eindgebruikers (key users), waarbij met alle key users besproken wordt waar de leer- en verbeterpunten zitten. Zo kunnen de key users in zo’n gesprek van elkaar leren en gemotiveerd blijven om zich als ambassadeur proactief op te stellen richting hun achterban. Een tweede vaste plek is het inwerkprogramma: een uitleg van de principes van Common Ground hoort tevens een standaard onderdeel te zijn van het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers.

Teamhoofden en andere leidinggevenden kun je bereiken door het verspreiden van rapportages met managementinformatie over de implementatie van Common Ground. Dit kan ook op een speelse manier door bijvoorbeeld maandelijks een team uit te roepen dat het beste gepresteerd op Common Ground-gebied. Op strategisch niveau moet (jaarlijks) bekeken worden of de doelstellingen waarvoor Common Ground is ingevoerd ook zijn gerealiseerd. Het is van belang dat een of meer evaluatiemomenten worden gepland en dat de strategie en visie bekend blijven en zo nodig worden herijkt.

 

Bibliografie:

https://www.vngrealisatie.nl/roadmap/common-ground

https://commonground.nl/groups/view/54475682/implementatie-en-veranderbeweging

https://vng.nl/files/vng/common_ground_-_voorstel.pdf

https://www.pinkroccadelocalgovernment.nl/actueel/nieuws/de-eerste-stappen-naar-common-ground-met-nieuwe-api-s/

https://ibestuur.nl/partner-vng-realisatie/common-ground-als-hefboom-voor-verandering

Blog ‘Implementatie’ door Sietske Goettsch

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Laatst bijgewerkt Aan 16 december, 2019