Menu Sluiten

Tóch dat landelijke zaaksysteem? En andere ideeën tijdens de allereerste KBenP webinar

Inmiddels is het een vertrouwd beeld: een Zoom-omgeving die langzaam volstroomt met afwachtende gasten. Op dinsdag 30 juni was het de beurt aan de adviseurs van KBenP Digitale Overheid om ons allereerste webinar te geven. Anderhalf uur lang gingen we in gesprek met publiek – werkzaam bij verschillende gemeenten – over allerlei thema’s rondom Zaakgericht Werken.

De setting was kleinschalig en informeel, waardoor een open gesprek ontstond. We kozen ervoor om vier actuele thema’s de revue te laten passeren: Trends & Ontwikkelingen, Brede inzet v.s. vakapplicaties, Aanbestedingen en Common Ground. Deze thema’s waren gebaseerd op de wensen van de inschrijvers. Dat deze thema’s genoeg stof tot nadenken gaven, bleek wel uit de discussies die steeds volgden na de presentaties.

Eerst werd de huidige staat van Zaakgericht Werken besproken. Dat Zaakgericht Werken blijft en binnenkort niet zal verdwijnen, kan inmiddels wel geconcludeerd worden, stelde adviseur Sven Blom. Aangezien de term Zaakgericht Werken nog altijd last heeft van een stigma door moeizame opstartprojecten in het verleden, krijgt het beestje soms wel een andere naam. Prima, aldus KBenP, zolang dezelfde methode van werken maar centraal blijft staan. Zaakgericht Werken als methodiek is zelfs steeds meer terug te zien in andere systemen zoals VTH, sociaal domein en juridische zaken. Een opvallende trend is ook dat Zaakgericht Werken veelal het meest succesvol is bij de kleinere gemeenten (> 70 000 inwoners). Terwijl het logischer lijkt dat grote gemeenten, met ruimere capaciteit voor ICT-ondersteuning, de grootste successen boeken. Komt dat dan toch door de all-in-one-methode die veel kleinere gemeenten aanhouden? Een interessant vraagstuk.

Vervolgens kwam de bekende discussie aan bod: werken met verschillende vakapplicaties of toch maar alles in het zaaksysteem? Niet alles moet in het zaaksysteem, aldus Sven Blom. Sterker nog: dit is zo afhankelijk van de bestaande situatie en voorkeuren van een specifieke gemeente dat er geen eenduidig advies mogelijk is. Goed om benoemd te hebben: de meeste koppelingen zijn inmiddels behoorlijk gestandaardiseerd en hoeven, mits het aanbestedingstraject volledig en nauwkeurig uitgevoerd wordt, geen struikelblok meer te vormen.

Over aanbesteden gesproken… er was veel interesse naar de huidige staat van de markt, zeker met het oog op Common Ground. Bij gemeenten die zich nog aan het oriënteren zijn, slaat de verwarring soms toe: leveranciers schrijven prachtige whitepapers over Common Ground en zitten op de eerste rij bij de fieldlabs, maar wat wordt er concreet opgeleverd? Voorlopig luidt het advies van KBenP: momenteel kan je Common Ground niet functioneel uitvragen tijdens een aanbesteding. Wél kan je rekening houden met de principes van Common Ground bij het aanbesteden van een nieuw zaaksysteem. Vervolgens wordt het spannend om te zien of de commitment voor Common Ground de komende tien jaar vastgehouden kan worden.

Bij het publiek was de vraag naar API’s groot. Dit is een concreet voorbeeld van functionaliteit die al wél (gedeeltelijk) uitgevraagd kan worden. Een aantal leveranciers werken er immers al mee voor de BRP en het Handelsregister. Een andere vraag ging over de huidige verschuivingen op de leveranciersmarkt. Door overnames en fusies bezit straks een klein aantal investeringsmaatschappijen een vrijwel volledig monopolie op de dienstverlening omtrent de informatiehuishouding van Nederlandse gemeenten was de angst. Een zorgwekkende ontwikkeling? Enkele gasten stelden één landelijk systeem voor alle gemeenten als alternatief voor. Dat is echter geen complete oplossing, was de consensus, want innovatie wordt dan een stuk ingewikkelder zonder marktwerking.

Dit is slechts een kleine greep uit onderwerpen die tijdens het webinar behandeld zijn. Benieuwd naar het volgende webinar? Houd dan de website www.systemeninbeeld.nl in de gaten! Graag verder met ons in gesprek? Stuur dan een e-mail naar klaske.schep@kbenp.nl.

Geplaatst inBlogs

2 Comments

  1. Arnold Janssen

    Dat zaakgericht werken bij kleinere gemeenten een groter succes is dan bij grote gemeenten lijkt mij best goed te verklaren. Het geeft volgens mij aan dat het veel meer een kwestie van (organisatorische) veranderkracht is dan van ICT middelen (geld en mensen).

    • Klaske Schep

      Beste Arnold,

      Bedankt voor je reactie! Wij geloven inderdaad dat de mens altijd centraal moet staan bij een organisatorische verandering. Het is goed mogelijk dat dit allemaal een stuk behapbaarder blijft binnen de kleinere gemeenten. Uit ervaring weten wij dat Zaakgericht Werken binnen grote gemeenten ook zeker succesvol uitgerold kan worden, maar dat dit een complexer proces kan zijn, is wel duidelijk.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.